Cara Analisis Sistem

Analisis sistem adalah kegiatan untuk menemukan kelemahan suatu sistem, sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Mengidentifikasi masalah dan menganalisis kebutuhan. Tahap analisa merupakan hal penting karena kesalahan tahap ini bisa menyebabkan kesalahan tahap berikutnya.

Penetapan Ruang Lingkup

Perusahaan software ”X” akan mengembangkan sisteminformasi perpustakaan pada Universitas ”Y”. Adapun visi misi yang dimiliki oleh universitas tersebut adalah

Visi, Menjadi pusat penyedia bahan pustaka ilmu-ilmukomputer dan sistem informasi yang lengkap, efektif, akurat dan handal sekota Z.

Misi , Meningkatkan minat akses masyarakat padaperpustakaan ini. Menyediakan sumber bahan referensiilmu-ilmu komputer dan sistem informasi yang lengkap.

Tujuan

Pertumbuhan anggota pertahun sebesar 10 % pertahun.
Peningkatan akses anggota sebesar 2% perbulan
Peningkatan sumber daya buku dan referensi sebesar 3 % perbulan.

Pernyataan singkat masalah atau kesempatan:

Sulit mencari informasi buku atau referensi yang tepat dan akurat.
Sulit dalam melakukan pendataan anggota (yang aktif maupun pasif).
Sulitnya mendata buku yang masih dipinjam dan yang sudah dikembalikan.
Minat akses Anggota menurun.

Dari semua masalah diatas solusinya cuman satu, yaitu pengembangan sistem yang baru.

Analisis masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan pada tahap analisis sistemMasalah dapat didefinisikan sebagai suatupertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran darisistem tidak dapat dicapai.Dimana tiap masalah dianalisis penyebab danakibatnya.

Langkah Memulai Analisis Sistem

Menentukan tujuan-tujuan perbaikan sistem.
Tim analis menentukan kriteria di mana semuaperbaikan pada sistem akan diukur danmengidentifikasi batasan yang membatasifleksibilitas semua perbaikan tersebut.
Mengkomunikasikan penemuan-penemuan danrekomendasi.

Analisis Sebab Akibat

Masalah 1

Pencari informasi buku atau referensi

Sebab Akibat

Sistem katalog masih manual
Sulit mencari informasi buku atau referensi yang tepat dan akurat.

Tujuan

Adanya sistem terkomputerisasi yang dapat membantu sistem pengkatalogan buku.

Batasan Sistem

Sistem yang dibuat harus user friendly, karena user yang akan menggunakan sistem ini tidak terlalu familiar dengan aplikasi komputer.
Sarana dan prasarana yang terbatas di Universitas X.

Masalah 2

Pendataan anggota.

Sebab Akibat

Sistem pencatatan anggota perpustakaan masih dilakukan secara manual.
Sulit dalam melakukan pendataan anggota yang aktif maupun pasif.

Tujuan

Adanya sisetm terkomputerisasi yang dapat melayani pendaftaran dan pendataan anggota perpustakaan sehingga mudah dalam melakukan pendataan anggota aktif dan pasif.

Batasan Sistem

Sarana dan prasaran yang terbatas di Universitas X
Sistem yang dibuat harus dapat mendata semua anggota yang aktif dan pasif.

Masalah 3

Pinjaman dan pengembalian buku

Sebab Akibat

Sistem pencatatan pinjaman dan pengembalian masih dilakukan secara manual.
Sulitnya mendata buku yang masih dipinjam dan yang sudah dikembalikan.

Tujuan

Adanya sistem terkomputerisasi yang dapat mencatat peminjaman dan pengembalian buku.
Mengurangi jumlah buku yang hilang / tidak dikembalikan oleh anggota.

Batasan Sistem

Sistem yang dibuat harus mampu merekam transaksi peminjaman dan pengembalian buku dalam 1 tahun.
Sarana dan prasarana yang terbatas di Universitas X.

Masalah 4

Jumlah anggota

Sebab Akibat

Terlalu rumit dalam melakukan proses pendaftaran
Ketidakrapian menyimpan dokumen membuat anggota harus melakukan pendaftaran anggota perpustakaan berulangkali.
Sulitnya mencari informasi buku.
Jumlah anggota merosot.

Tujuan

Terjadi pertumbuhan anggota perpustakaan sebesar 10% per tahun
Adanya sistem terkomputerisasi yang dapat membantu anggota dalam melakukan pencarian buku yang ingin dipinjam.
Terjadi peningkatan peminjam buku oleh anggota perpustakaan.

Batasan Sistem

Sarana dan prasarana yang terbatas di Universitas X.
Sistem yang dibuat harus dapat memberikan laporan pendataan buku, anggota dan transaksi (peminjaman dan pengembalian buku), sehingga mampu memberi informasi awal terhadap kondisi perpustakaan.

Analisis Kebutuhan

Tugas-tugas yang terdapat pada fase ini adalah Mengidentifikasi dan menyatakan kebutuhan sistem. Tugas ini menerjemahkan sasaran-sasaran kedalamkebutuhan sistem. Kebutuhan sistem adalah deskripsi mengenai aktivitasdan layanan yang harus diberikan / disediakan oleh sistem.

Kebutuhan sistem dapat dikelompokkan menjadi 2 kategori:

Kebutuhan fungsional, kebutuhan/fitur-fitur yang harus adadi sistem/aplikasi yang dibuat
Kebutuhan Non fungsional, kebutuhan tambahan yang diperlukan oleh sistem.

Analisis Jadwal

Metode CPM dan PERT, merupakan teknik evaluasi dan ulasan program (program evaluation and review techique atau PERT) dan metode jalur krisis (critical path method-CPM), dikembangkan di tahun 1950-an untuk membantupara manager membuat penjadwalan, memonitor, dan mengendalikan proyek besar dan kompleks

CPM muncul terlebih dahulu, di tahun 1957, sebagai alat yang dikembangkan oleh J. E. Kelly dari Remmington Rand dan M. R. Walker dariduPont untuk membantu pembangunan danpemeliharaan pabrik kimia di duPont.

Secara terpisah, PERT dikembangkan di tahun1958 oleh Booz, Allen, dan Hamilton untuk U.S. Navy (angkatan Laut Amerika Serikat).

Proses dalam PERTH

Mengetahui urutan rangkaian aktivitas untuk setiap pekerjaan dan titik tempuhnya. Sebuah aktifitas adalah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir dari satu atau lebih aktfitas. Untuk mengidentifikasi aktifitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi.

Contoh

Perusahaan software X akan membangun sistem informasiperpustakaan. Sistem informasi perpustakaan tersebutakan dibuat proposalnya dengan urutan aktifitas yang akandilakukan adalah sebagai berikut:

Melakukan wawancara
Menyusun kuisoner
Membaca laporan perusahaan
Menganalisa aliran data
Memperkenalkan prototype
Menyajikan analisa biaya / keuntungan
Membuat proposal
Mempersiapkan proposal

Membuat suatu diagram jaringan (network diagram)Setelah mendapatkan urutan pengerjaan suatu pekerjaanmaka suatu diagram dapat dibuat. Diagram akan menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan berurutan (serial) atau secara bersamaan(paralel).

Menetapkan suatu jalur kritis (critical path)Suatu jalur kritis bisa didapatkan dengan menambahwaktu suatu aktifitas pada tiap urutan pekerjaan danmenetapkan jalur terpanjang pada tiap proyek. Biasanya sebuah jalur kritis terdiri dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak bisa ditunda waktu pengerjaannya. Dalam setiap urutan pekerjaan terdapat suatu penandawaktu yang dapat membantu dalam menetapkan jalurkritis, yaitu:

ES – Early start
EF – Early finish
LS – latest start
LF – latest finish.

Dengan menggunakan empat komponen penanda waktu tersebut bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai dengan diagram.

Menentukan jadwal proyek atau jadwal aktivitas artinya kita perlu mengidentifikasi waktu mulai dan waktu selesai untuk setiap kegiatan.

Kita menggunakan proses two-pass, terdiri atas forward pass (untuk menghitung ES-Earlist Start dan EF-Earlist Finish) dan backward pass (menghitung LS-latest start dan LF-latest finish) untuk menentukan jadwal waktu untuk tiap kegiatan.

Forward pass, merupakan indentifikasi waktu-waktu terdahulu. Aturan waktu mulai terdahulu:

Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, kegiatanpendahulu langsungnya harus selesai.
Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahululangsung, ES nya sama dengan EF pendahulunya.
Jika satu kegiatan mempunyai lebih dari satu pendahululangsung, ES nya adalah nilai maximum dari semua EF pendahulunya, yaitu ES = max [EF semua pendahululangsung]
Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahululangsung , EF = ES+Waktu Aktifitas
Jika satu kegiatan mempunyai lebih dari satu pendahululangsung, EF nya adalah nilai maximum dari semuapendahulunya, yaitu EF= max [ES+Waktu Aktifitas]
Backward pass dimulai dengan kegiatan terakhir darisuatu proyek. Untuk setiap kegiatan kita pertama-tama menentukan nilai LF nya, di ikuti dengan nilai LS nya.
jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsung bagi hanya satu kegiatan, LF nya sama dengan LS dari kegiatan yang secara langsung mengikutinya.
Jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsung bagi lebih daru satu kegiatan, maka LF adalah minimum dari seluruh nilai LS dari kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengikutinya, yaitu LF = Min [LS dari seluruh kegiatan langsung yang mengikutinya]
jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsung bagi hanya satu kegiatan, LS = LF – Waktu Aktifitas
Jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsung bagi lebih daru satu kegiatan, maka LS = Min [LF-Waktu Aktifita].

Langkah selanjutnya dihitung nilai hambatan aktivitas (slack activity) dan jalur krirtis (critical path).

Waktu slack (slack time) yaitu waktu bebas yang dimiliki oleh setiap kegiatan untuk bisa diundur tanpa menyebabkan keterlambatan proyek keseluruhan.

Secara matematis waktu slack dapat dirumuskan sebagai berikut:

Slack = LS – ES atau Slack = LF – EF

Menentukan jalur kritis untuk waktu mulai terlama dan waktu selesai terlama untuk setiap kegiatan.

Jalur kritis adalah kegiatan yang tidak mempunyai waktu tenggang (S=0), artinya kegiatan tersebut harus dimulai tepat pada ES agar tidak mengakibatkan bertambahnya waktu penyelesaian proyek.

Kegiatan dengan slack = 0 disebut sebagai kegiatan kritis dan berada pada jalur kritis.

Langkah selanjutnya adalah menentukan kemungkinan waktu penyelesaian aktivitas (probabilistic activity times) Dalam PERT, kita menggunakan distribusi peluangberdasarkan tiga perkiraan waktu untuk setiapkegiatan, yaitu:

Waktu optimis (optimistic time) [a]

Waktu optimis yaitu waktu yang dibutuhkan olehsebuah kegiatan jika semua hal berlangsung sesuairencana. Atau juga dapat di sebut waktu minimum dari suatukegiatan, dimana segala sesuatu akan berjalan baik, sangat kecil kemungkinan kegiatan selesai sebelumwaktu ini.

Waktu pesimis (pessimistic time)

Waktu pesimis yaitu waktu yang dibutuhkan suatukegiatan dengan asumsi kondisi yang ada sangat tidakdiharapkan. Atau juga dapat di sebut adalah waktu maksimal yang diperlukan suatu kegiatan, situasi ini terjadi bila nasibburuk terjadi.

Waktu realistis (most likely time) [m]

Waktu realistis yaitu perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang paling realistis. Atau juga dapat di sebut adalah waktu normal untukmenyelesaikan kegiatan.

Untuk mencari waktu yang diharapkan perusahaan dan variansnya, maka dilakukan perhitungan sebagai berikut:

Untuk menghitung varians proyek secara keseluruhandan standar deviasinya maka dihitung menggunakanrumus yang sudah ditentukan, yakni:
S2= Varians proyek = Sigma (varians kegiatan pada jalurkritis)
S2 = varians A + varians B + varians C + varians D +varians F + varians G + varians H + varians I
S2= 2,74

Standar deviasinya (S)

Kemudian perusahaan menetapkan batas waktupenyelesaian proyek yakni selama 35 hari, sedangkanbatas waktu yang diharapkan perusahaan software X adalah 33,29 hari maka nilai deviasi normal:

(Z)
= [batas waktu (n) – waktu penyelesaian yang diharapkan]/S
= (35 hari – 33,29 hari)/1,66
= 1,71/1,66
= 1,03

Tabel distribusi normal : Dengan Z = 1,03

maka Ztabel dapat ditentukan dengan menggunakan tabel distribusi normal, dan diperolehZtabel = 0,3485

Jadi probabilitas penyelesaian proyek dalam35 minggu adalah:

P = Ztabel + 0,5000
jadi P = 0,3485 + 0,5000 = 0,8485

Cara Desain Sistem

Robert J. Verzello/John Reuter III berpendapat bahwa desain sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem, yaitu pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, seperti menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Sementara itu, John Burch & Gary Grudnitski berpendapat bahwa desain sistem adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Sedangkan George m. Scott berpendapat bahwa desain sistem adalah menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikanTahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis.

Kesimpulan

Setelah Tahap analisis dari siklus pengembangan sistem
Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
Persiapan untuk rancang bangun implementasi
Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi
Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

Data Flow Diagram

DFD diperkenalkan oleh Tom DeMarco serta Chris Gane dan Trish Sarson.
DFD merupakan suatu tampilan grafis yang memunculkan relasi/hubungan antara proses dan data berserta kamus data yang menjelaskan rincian data yang dipergunakan.
Diagram ini juga digunakan untuk menggambarkan aliran data dalam sistem, sumber dan tujuan data, proses yang mengolah data tersebut, dan tempat penyimpanan datanya.

DFD merupakan salah satu teknik yang cukup penting dalam menganalisa sistem karena:

Dapat mendefinisikan batasan sistem.
Membantu memeriksa kebenaran dan kelengkapan aliran informasi.
Merupakan dasar perancangan dengan memunculkan proses-proses pengolahan data.

Elemen-elemen dalam DFD

Ada empat elemen yang membentuk suatu Data Flow Diagram, yaitu.

1]. Arus data (Data Flow)

Penghubung antar proses yang merepresentasikaninformasi yang dibutuhkan proses sebagai masukanatau informasi yang dihasilkan proses sebagaikeluaran.
Arus data ini mengalir diantara proses, Penyimpanandata dan Kesatuan Luar
Diberi nama sesuai dengan substansi isi dari paketinformasi yang mengalir.

2]. Proses

Transformasi aliran data yang datang menjadi alirandata yang keluar.
Transformasi bagaimana satu atau beberapa masukandiubah menjadi keluaran.
Menjelaskan proses-proses transformasi data apa sajayang ada dalam sistem atau yang harus dikerjakan olehsistem.
Diberi nama dan nomor yang akan dipergunakanuntuk keperluan identifikasi.
Nama yang diberikan harus dapat menjelaskan apayang dilakukan oleh proses.
Nama proses biasanya ditulis dalam kata kerja.

3]. Penyimpanan Data (Data Store)

Tempat penyimpanan data atau tempat data yang dirujuk oleh proses.
Kumpulan paket data yang harus diingat olehsistem dalam periode waktu tertentu.
Pada akhir pembangunan sistem, data store biasanya diimplementasi sebagai file atau basis data.

4]. Entitas Eksternal/Terminator/ Source atau Sink

Merupakan Kesatuan (Entity) di lingkungan luarsistem.
Dapat berupa orang, unit organisasi atau sistemlainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akanmemberikan input atau menerima output dari sistem.
Jumlah entitas yang terkait pada satu level akanmuncul dalam jumlah yang sama untuk level lainnya.

Aturan Dasar DFD

Proses

Tidak ada proses yang mempunyai data keluaran saja. Jika hal itu terjadi, maka objek tersebut adalah sumber data.
Tidak boleh hanya mempunyai data masukan saja (black hole). Jika hal itu terjadi, maka objek tersebut adalah tujuan data.
Nama proses harus menggunakan kata kerja (misal cetak laporan) atau nama yang dibedakan (misal pencetakan laporan).

Data Store

Data tidak dapat mengalir langsung dari satu data store ke data store lainnya. Data harus berpindah melalu proses terlebih dahulu.
Data tidak dapat mengalir langsung dari sumber data ke data store. Data harus berpindah melalui proses terlebih dahulu.
Data tidak dapat mengalir langsung dari data store ke tujuan data, data harus melalu proses terlebih dahulu.
Nama data store harus menggunakan kata benda (misal barang).

Entitas Eksternal (Sumber atau Tujuan Data)

Data tidak dapat mengalir secara langsung dari sumber data ke tujuan data. Data harus melalui proses terlebih dahulu. Jikapun ada, hal tersebut tidak digambarkan dalam DFD.
Nama sumber atau tujuan data harus menggunakan kata benda (misal operator).

Aliran Data

Aliran data hanya boleh memiliki satu arah aliran data antara simbol yang satu dengan simbol lainnya. Aliran dua arah boleh terjadi antara proses dengan data store yang menunjukkan pembacaan data sebelum data diupdate, yang diidentifikasikan dengan dua arah yang terpisah yang terjadi pada waktu yang berbeda atau penggambaran anak panahnya tidak boleh ganda.
Aliran data yang sama yang menuju beberapa proses, data store, sumber atau tujuan data berbeda boleh digambarkan bercabang.
Aliran data yang sama dari beberapa proses, data store, sumber atau tujuan data yang menuju satu proses tertentu boleh digambarkan bercabang.
Aliran data tidak boleh secara langsung mengalir ke dirinya sendiri (sirkuler). Aliran data tersebut harus diproses minimal satu atau lebih proses yang akan menghasilkan beberapa aliran data yang lain dan kembali ke aliran data yang asli ke proses yang awal.
Aliran data ke data store maksudnya mengupdate data, baik berupa penghapusan data maupun perubahan data.
Aliran data dari data store maksudnya proses mengambil atau membaca data dalam data store tersebut.
Nama aliran data menggunakan kata benda. Beberapa aliran data dapat digunakan untuk satu anak panah, asalkan kesemua nama data tersebut merupakan satu kesatuan paket data.

Level DFD

Level DFD. Diagram KonteksMenggambarkan secara umum konteks yang terjadi dalamsistem antara dunia internal dan dunia eksternal yang berbatasan. Merupakan lapisan teratas terhadap sistem yang akan di bahas.

Diagram nol/Zero (overview diagram). Diagram nol memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem yang ditangani, menunjukkan tentang fungsi-fungsi utama atau proses yang ada, aliran data, dan eksternal entity. Pada level ini sudah dimungkinkan adanya /digambarkannya data store yang digunakan

Diagram Rinci (Level Diagram). Diagram rinci adalah diagram yang menguraikan proses apa yang ada di dalam diagram zero atau diagram level diatasnya.Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 0 dengan diagram konteks harus terpelihara.

Penomoran Level Pada DFD

Di dalam satu level sebaiknya tidak terdapa lebih dari 7 buah proses dan maksimal 9, bila lebih maka harus dilakukan dekomposisi.

Bagan Berjenjang

Sebelum membuat DFD, disarankan untuk membuatdekomposisi/perancangan menu yang akan dibuatpada software tersebut.

Pedoman membuat DFD

Idetifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar(external entities) yang terlibat di sistem
Identifikasikan semua input dan output yang terlibatdengan kesatuan luar
Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks, menggambarkan sistem pertama kali secara garisbesar (disebut top level) Suatu context diagram selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Context diagram ini hanya menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan dunialuarnya (kesatuan luar).
Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dahulu. Bagan berjenjang(hierarchy chart) digunakan untuk mempersiapkanpenggambaran DAD ke level-level bawahnya lagi. Bagan berjenjang dapat digambar denganmenggunakan notasi proses yang digunakan di DAD.
Gambarlah sketsa DAD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses di bagan berjenjang
Gambarlah DAD untuk level-level berikutnya yaitulevel 1 dan sterusnya. Untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.

Diagram Konteks

Perancangan sistem berdasarkan DFD

Jaman sekarang dikenal dengan istilah UI/UX Desain, yaitu sebuah disiplin ilmu yang berfokus mendesain antarmuka sistem untuk penguna dengan memperhatikan aspek psikologi dan efektifitas.